Causación de facturas DIAN sin tocar el teclado
Un agente monitorea tu Gmail, extrae los datos de cada factura electrónica, verifica el CUFE y registra en Google Sheets. Tu contadora recibe el resumen a las 7:00 am.
por factura procesada
sin intervención humana
errores de digitación
trazabilidad CUFE
6 pasos, cero intervención humana
Monitoreo continuo de Gmail
El agente revisa tu bandeja cada 60 segundos buscando correos con facturas electrónicas adjuntas o en cuerpo.
Clasificación con IA
Gemini AI determina si el documento es una factura DIAN válida. Los que no califican se descartan y se notifica al equipo.
Extracción de datos
Extrae número, fecha, NIT emisor y receptor, concepto, base gravable, IVA y total. Sin OCR manual, sin digitación.
Verificación CUFE
Antes de registrar, cruza el CUFE (Código Único de Facturación Electrónica) para detectar duplicados. Si ya existe, ignora y alerta.
Registro en Google Sheets
Escribe cada factura en tu hoja de cálculo con timestamp, estado y trazabilidad completa, en un formato compatible con Siigo, Alegra y World Office para que tu contadora lo suba directo a tu software contable.
Resumen diario automático
A las 7:00 am envía un resumen por correo: facturas procesadas, IVA descontable detectado, errores encontrados.
Causación de facturas con IA: cero duplicados, cero dobles pagos
Es más común de lo que parece: un proveedor reenvía la misma factura dos o tres veces — por correo, en el estado de cuenta, "por si acaso" — y alguien la registra de nuevo. El resultado es un doble pago, o un IVA descontable inflado que aparece en plena revisión de impuestos.
El CUFE (Código Único de Facturación Electrónica) es la huella digital que la DIAN asigna a cada factura del país. Antes de escribir una sola fila, el agente cruza el CUFE del documento contra todo tu histórico. Si ya existe, no lo registra: lo descarta, deja constancia y te lo muestra en el resumen de las 7:00 am.
- Reenvíos del mismo proveedor, en el mismo mes o meses después
- Copias del mismo documento en PDF y en XML
- Facturas que ya fueron causadas en períodos anteriores
De 40 correos acumulados a la bandeja en cero
Así se ve la primera semana del mes en una pyme colombiana: 40 correos con facturas adjuntas esperando a que alguien los abra, descargue el PDF y el XML, transcriba NIT, fecha, base gravable, IVA y total, y archive el soporte. Una tarde completa, si nadie interrumpe.
Con la causación automática de facturas electrónicas ese trabajo desaparece: el agente procesa cada correo a medida que llega, en menos de 60 segundos por factura. La bandeja no se acumula, el archivo queda organizado con su soporte, y el lunes tu equipo analiza los números en lugar de copiarlos.
"Antes dedicaba 3 horas cada lunes a registrar las facturas de la semana. Ahora el agente lo hace solo. Solo reviso el resumen en el correo."
Firma de abogados · 40+ facturas DIAN procesadas al mes
Causación a mano vs. con el agente
| Criterio | A mano | Con el agente |
|---|---|---|
| Tiempo por factura | 5 a 10 minutos entre abrir el correo, transcribir y archivar | Menos de 60 segundos, de extremo a extremo |
| Errores de digitación | NIT, valores y fechas transcritos a mano | 0 — los datos salen del XML original de la factura |
| Horario | Horario laboral, con acumulación en los cierres | 24/7, incluidos fines de semana y festivos |
| Facturas duplicadas | Se descubren tarde, en el pago o en la revisión | Bloqueadas antes del registro con verificación CUFE |
| Trazabilidad | Depende de quién digitó y cuándo | Cada registro con timestamp, estado y CUFE |
¿Usas Siigo, Alegra o World Office?
No tienes que cambiar de software contable. El agente registra cada factura en Google Sheets con una estructura de columnas pensada para importarse en el sistema que ya usa tu equipo.
Siigo
La causación de facturas en Siigo suele hacerse documento por documento. Con el agente, tu contadora recibe la información organizada en el formato del importador y sube el lote completo: su trabajo queda en confirmar la contabilización, no en capturarla.
Alegra
El registro sale con los campos que Alegra espera para las facturas de proveedor — NIT, fecha, concepto, base gravable, IVA y total — listo para cargar sin reescribir nada.
World Office
La salida se estructura según la plantilla de importación de documentos de World Office, de modo que el paso del Sheet al sistema es directo y sin retrabajos.
¿Usas otro software contable? Durante la implementación ajustamos el formato de salida a la plantilla de importación que tu sistema acepte.
Integrado con
El registro que genera el agente sale en un formato compatible con Siigo, Alegra y World Office — no tienes que cambiar de software contable. Verifica el CUFE contra el estándar oficial de la DIAN.
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Este agente reemplaza a mi contadora?
No. Le quita la digitación: el agente extrae los datos de cada factura y los deja listos en el formato de importación, pero tu contadora sigue siendo quien valida la causación, define las cuentas contables y presenta los impuestos. Ella deja de transcribir y pasa a revisar.
¿Qué pasa si llega una factura ilegible o incompleta?
El agente no adivina. Si un documento no se puede leer con certeza o le faltan campos obligatorios, lo marca como pendiente de revisión, lo separa del flujo y lo reporta en el resumen diario para que una persona lo resuelva. Nunca registra datos de los que no está seguro.
¿Cuánto cuesta?
Depende del volumen mensual de facturas y de las integraciones que necesites. Escríbenos por WhatsApp con tu caso y recibes una cotización en 24 horas, sin compromiso.
¿Cuánto tarda la implementación?
Entre 5 y 10 días hábiles desde la reunión inicial. La implementación es 100% remota en toda Colombia, con sede en Pereira: no hay que instalar nada en tus equipos.
¿Funciona con mi volumen de facturas?
Sí. El flujo es el mismo para 40 o para 4.000 facturas al mes: el agente procesa cada correo a medida que llega, trabaja 24/7 y no acumula pendientes. A mayor volumen, mayor el ahorro frente a la digitación manual.
¿Otra pregunta? Escríbenos por WhatsApp — cotización en 24 horas →
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